5 Razones por las que la gestión de cobro es importante a la hora de emprender

La gestión de cobro a la hora de emprender puede convertirse en un aliado, o por contra puede llegar a ser el talón de Aquiles de un proyecto empresarial. No sería la primera vez que una buena idea convertida en oportunidad de negocio se ha ido al traste por una mala o incluso nula gestión del cobro a los clientes.  A la hora de evaluar la viabilidad de un proyecto empresarial es importante no solo poner el foco en la rentabilidad económica (que también) además hay que ponerlo en la liquidez y «esta solo será posible con una buena gestión de cobros y pagos».

En este Post, y viendo la importancia que tiene este tema, vamos a darte en una serie de “RAZONES” por qué la gestión de cobro en un negocio es un aspecto capital que repercute y afecta al resto de áreas. Vamos a aprender además a obtener un indicador, el «Periodo Medio de Cobro», que nos aportará información de valor a la hora de tomar decisiones relacionadas con la gestión financiera de nuestra empresa.

3,2, 1 ¡¡Vamos allá!!

Lo primero es establecer qué entendemos por Periodo Medio de Cobro: “es el tiempo que transcurre hasta que cobramos a nuestros clientes desde la entrega de un producto o la prestación de un servicio por parte de nuestra empresa”. Dicho esto, quizás lo que nos surja sea la siguiente pregunta ¿Por qué es tan importante tener claramente identificado este periodo y que esté homogeneizado con el de pago?

Afecta a la liquidez de mi empresa: ¿Por qué? Para generar ingresos es necesario hacer gastos (materias primas, proveedores etc). Puede ocurrir que por una mala gestión del canal de ingresos de nuestras ventas se de el escenario de que a pesar de tener encargos y clientes no se pueda hacer frente a los pagos necesarios y esto lleve a una situación de no atender nuestras obligaciones y por tanto no poder seguir prestando nuestros servicios.

Aumenta el precio de nuestras compras. Si cobramos a nuestros clientes más tarde que nosotros pagamos a nuestros proveedores, esto nos va a llevar a tener que solicitar la modalidad de pago aplazado a los proveedores y esto en muchos casos conlleva costes o no poder acceder a promociones o descuentos que abaratarían el importe de las compras.

Necesidad de recurrir a fuentes de financiación externas. Al no disponer de liquidez en la propia empresa para hacer frente a las obligaciones y pagos, en el caso de que los proveedores no permitan el pago aplazado habrá que recurrir a vías de financiación externas que seguro implican un coste.

Pérdida de competitividad de nuestros productos y servicios. Al hacer uso de fuentes de financiación externas con coste, esto redundará en un incremento de los costes y al imputar éstos en los productos y servicios prestados aumentará su precio en el mercado.

Ventaja competitiva: sin duda una correcta gestión de nuestros cobros nos puede llevar incluso a un escenario de ventaja competitiva respecto a otras empresas de nuestro sector. Compramos a mejores precios por lo que podemos ofrecer mejores precios ¿consecuencia? Mejora de la relación calidad precio.

¿Te han parecido suficientes las razones?  

A continuación vamos a ver como se calcula el indicador que va a mostrar cual es el “Periodo Medio de Cobro” con nuestros clientes. Este lo vamos a calcular mediante su formulación matemática:

• Lo primeros es determinar el saldo de “CLIENTES”. El saldo de clientes es el importe de las ventas de productos o servicios pero pendientes de cobro, es decir, el dinero que tenemos por cobrar de ventas ya realizadas.
• Identificado y cuantificado el importe de nuestra partida de clientes es el momento determinar  la cifra total de ventas de nuestra empresa.
• Dividimos el saldo de clientes entre el importe de la cifra de ventas y el resultado lo multiplicamos por 365 días que tiene el año.

La cifra obtenida ¿Qué significa? Es el tiempo que como media tardamos en cobrar a nuestros clientes las ventas de mercancías o los servicios prestados por nuestra empresa a lo largo de un año.  Pero, ¿esta cifra obtenida como sabemos si es buen dato o es un mal dato para nuestra empresa? Efectivamente a través de la confrontación con otro dato, el llamado Periodo Medio de Pago, el cual vamos a calcular mediante la siguiente fórmula:

• Lo primero es determinar nuestro saldo de “PROVEEDORES”. El saldo de proveedores es el importe de nuestras compras de productos o servicios pendiente de pago.
• Identificado y cuantificado el importe de nuestra partida de proveedores tenemos que identificar la cifra total de ventas de nuestra empresa.
• Dividimos el saldo de proveedores entre el importe de la cifra de ventas y el resultado lo multiplicamos por 365 días que tiene el año.

Veamos un ejemplo

La empresa “Prueba Post”, tras su primer año de actividad, uno de los principales problemas que ha tenido ha sido poder hacer frente a los pagos a los proveedores y otras obligaciones, a pesar de lo bien que ha ido todo en cuanto a la gestión comercial, la captación de clientes y la facturación. Esto les está llevando a tener que recurrir a financiación externa (crédito bancario) con el sobrecoste que esto conlleva para sus compras.

Han decidido reunirse para analizar la situación y para ello han preparado la siguiente información a fecha 31 de diciembre de 2XXX:

• Cifra de ventas del último ejercicio: 100 um (unidades monetarias)
• Saldo de clientes: 75 um
• Saldo de proveedores: 50 um

Con esta información ha calculado el PMC y el PMP y estos han sido los resultados:

PMC = 75/100 *365: 273, 75 días

PMP= 50/ 100 *365: 182,5 días

Como se puede observar existe un desfase de más de 91 días entre el periodo medio que la empresa paga a sus proveedores y lo que tarda en cobrarle a sus clientes. Esto quiere decir que aún vendiendo más unidades monetarias que las que compramos, tardamos más de 91 días en cobrarle a nuestros clientes desde que le pagamos a nuestros proveedores, con lo que cuando le pagamos a éstos no lo podemos con el dinero procedente de nuestras ventas.

Este escenario no es el más adecuado. Lo ideal es que el PMP sea inferior al PMC de tal manera que serían los propios clientes con sus pagos los que nos generarían la liquidez suficiente para cubrir nuestras obligaciones de pago sin recurrir a fuentes de financiación externa.